简而言之,常规解决法有如下五个步骤:
第一步 界定问题。这是解决问题的首要一步。关键是问题本身,而不是问题的表象。如效率低或许是问题,但也可能是体质差、士气低、缺乏培训或激励不足的表象。抓错药方的最普遍的原因是没有正确地界定病症。有专家指出:“如果问题表述得准确,就等于已经解决了一半”。要点:
l 分清客观事实与主观感觉
l 明确问题的根源,而不是表象
l 明确问题违背的原则,或规范
l 准确清晰描述问题,避免模糊不清
l 鼓励全部相关人员的参与
l 避免以“解决方案”来描述问题本身,如“问题是我们该怎样激励员工”
第二步 确定决策目标。明确决策方案要取得什么样的结果,决策方案应带来怎样的利益和效果。经理在做决定时有时需要达到的目标或许不止一个,此时须对不同目标和各标准的相对重要性做加权处理,以其明确轻重缓急。例如篇首商人的问题:既要解决债务,又要免除女儿落入狼窝。第二步要点:
l 解决目标问题,同时无重大副作用
l 与企业发展目标和相关政策原则一致
l 兼顾企业长、短期目标
l 符合社会道德规范,政府法规法令
第三步 发掘备选方案。人们的惯性是选定最先想到的(过的去)方案,遗憾的是首先想到的却常常不是最好的方案。这一步要点:
l 推迟评议任何备选方案,直到发掘出足够的备选方案
l 实践证明最终决策的质量随着备选方案数量的增加而显著提高
l 确信相关人员都参与挖掘方案,从而有利于提高方案的质量和接受度
l 优化他人的方案;“不好”的方案其思路未必不好,对发掘更好的方案或许会有启发
发掘备选方案有诸多方法,最常用有效的是头脑风暴法,其指导原则如下:
l 不急于评估方案
l 鼓励“奇想、荒诞”的主意
l 数量优先,而非质量优先
l 组合、拆拼、优化他人方案(鼓励愿创,也支持借鉴他人思想)
第四步 评估与决策。系统地研究每一项备选方案,确定满足决策目标的最佳方案。评估原则:
l 考虑所有相关人员的意见
l 评估方案的直接效果及副作用;解决问题但不引起新的问题
l 符合公司政策规范及预祘标准,而不是个人的喜好
l 具备可行性,和可操作性
l 确信评估全部方案,而不是选择“显而易见”的方案,意在“最佳”
l 目标专注,方案指向解决当前的问题;其它问题或许也很重要,但只要不和当前的议题相关,则择时另议
l 准确明了的阐述选定的解决方案,这样可以预防事后歧义和执行当中的争执
第五步 实施、监督、调整决策方案。实施所选定的方案并建立监督反馈系统考察和沟通其进展情况。同时,根据实际情况随时加以调整或纠正,以求最大限度地满足各项决策目标。要点:
l 制定具体行动计划,内容包括清晰的目标、明确的分工、以及时间分配和完成期限
l 在恰当的时间按正确的步骤实施方案
l 建立监督反馈糸统,监察实施过程中的绩效,确保现场问题的及时解决,同时周知相关人员方案的进展情况
l 注意实施过程中的副作用,确保目标问题的解决
l 根据实际情况进行调整,或许是细微的调整,也可能是大幅度的修改
l 确保整个方案实施过程中赢得相关人员的理解和支持 (参与方案本身常常更易于使人接受)
l 评价方案是否成功是针对原始问题的评估,既非边迹效果,也非副作用
管理人员可以运用如下方法来增强团队的创新能力,以确保最“奇特”的见解和想法能够转化为创新性的构思、产品和服务:
l 将不同背景和思维特征的人员组成为小组以鼓励思维碰撞,强化创新基础
l 给予少数人话语权,并认真予以考虑
l 为创新人员提供单独的时间和空间来实践创新思维
l 鼓励创新,为创新人员提供资源条件,和政策支持
l 釆用高压课题激发思维灵感
l 识别,表彰、和鼓励创新行为,杜绝吹毛求疵